Technologia elektronicznego obiegu dokuementów

Insert wprowadza nową funkcję obiegu dokumentów firmowych!

Czym jest i jak działa usługa Dokumenty firmy dostępna z programami firmy InsERT? 🤔

Działająca w trybie podstawowym usługa Dokumenty firmy wspomaga skuteczną komunikację i współpracę w firmie.

Dzięki usłudze Dokumenty firmy i wbudowanemu systemowi *OCR możliwe jest pobieranie przekazanych za pomocą portalu dokumentów w formie plików pdf lub zdjęć, prosto do programów księgowych InsERT nexo i GT.

*Technologia OCR służy do optycznego odczytywania tekstu, znaków ze skanów lub zdjęć.

Jak aktywować tryb obiegu dokumentów?

Usługa Dokumenty firmy pozwala na uruchomienie obiegu dokumentów. Tryb ten służy do tworzenia i obsługi elastycznej ścieżki przepływu dokumentów, przeznaczonych do zaksięgowania, wewnątrz przedsiębiorstwa. Osoba odpowiedzialna za przepływ dokumentów w firmie ma możliwość analizy przesłanych dokumentów, ich kwalifikacji, przekazania dokumentu do dowolnego pracownika (w celu wykonania działań i czynności na/w związku z dokumentem), przekazania dokumentu do akceptacji (np. zatwierdzenie wydatku przez dyrektora finansowego) a ostatecznie zakończenia przepływu dokumentu poprzez przesłanie go do księgowości lub zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej. Dodatkowo umożliwia sprawdzenie pełnej historii aktywności związanej z dokumentem. Aby uruchomić tryb rozszerzony, należy:

UWAGA!!! Uruchomienie trybu rozszerzonego przepływu możliwe jest tylko przez użytkownika posiadającego uprawienia administratora globalnego.

1. Przejść na stronę Konta InsERT i zalogować się.
2. W prawym górnym rogu kliknąć Aplikacje, następnie Dokumenty firmy.
3. Kliknąć kółko zębate znajdujące się w prawym górnym rogu, następnie Ustawienia pracy z dokumentami.
4. Zaznaczyć Włączenie obiegu dokumentów i kliknąć Zapisz.

Jak w trybie obiegu dokumentów przesłać dokument?

Korzystając z trybu obiegu dokumentów, który dostępny jest w usłudze Dokumenty firmy, można przesłać skan lub zdjęcie dokumentu w celu przekazania ich do odpowiednich osób, lub do księgowości. Aby dodać dokumenty, należy:

1. Kliknąć Prześlij dokument (Fot. 1) lub skorzystać z funkcji Drag&Drop i upuścić dokument (Fot. 2).
2. W przypadku użycia funkcji Prześlij dokument należy wskazać dokument i kliknąć Otwórz.
3. W oknie przesyłania dokumentu można Dodać kolejny plik oraz Komentarz. Przycisk Wyślij dokument, zatwierdzi przesłanie dokumentu.